{ Kwaliteitszorg in kaart brengen }

Als je de eerdere artikelen van de serie Grip op Kwaliteitszorg hebt gelezen, dan weet je dat kwaliteitszorg een uitgebreid proces is dat gericht is op het waarborgen van kwaliteit in het onderwijs. Het streven naar voortdurende verbetering en optimale prestaties staat hierbij centraal. Om een goed inzicht te krijgen in de kwaliteitszorg binnen een school, is het belangrijk om alle aspecten van dit proces in kaart te brengen. In het vorige artikel over de Boom van Kwaliteit heb je kunnen lezen hoe je een ruwe schets maakt van de huidige stand van zaken. In dit artikel gaan we dieper in op dit onderwerp en bereid je je voor om daadwerkelijk actie te ondernemen.

De organisatie

Of je nu de kwaliteitszorg binnen je eigen school in kaart brengt of binnen een bestuursbureau met 20 aangesloten scholen, het draait uiteindelijk om mensen. Daarom is het belangrijk om te beginnen met het identificeren van de personen die betrokken zijn bij kwaliteitszorg binnen de organisatie. Dit kunnen onder andere schoolleiders, docenten, ondersteunend personeel, ouders, leerlingen en externe partners zijn.

Bij het opstellen van een organogram, oftewel een schematische weergave van de organisatiestructuur, is het belangrijk om rekening te houden met de volgende punten:

Identificeer alle betrokkenen en bepaal hun rol in het kwaliteitszorgproces.
Stel de hiërarchische verhoudingen tussen de verschillende betrokkenen vast.
Visualiseer de communicatielijnen en verbanden binnen de school.

Door deze stappen te volgen, krijg je een helder overzicht van de mensen die betrokken zijn bij kwaliteitszorg en hoe ze met elkaar in verband staan. Dit helpt bij het begrijpen van de structuur en het stroomlijnen van communicatie en samenwerking binnen de organisatie.

De documenten

Het volgende proces is wellicht het leukste gedeelte: het verzamelen van inhoudelijke informatie. Begin met het verkrijgen van zoveel mogelijk informatie en beleidsdocumenten van jouw school. Begin breed en simpel, zoals bij de schoolgids en het schoolplan. Vergeet echter niet om andere documenten zoals het veiligheidsbeleid, vakwerkplannen, managementstatuut, vakantieregeling, sponsorbeleid, enzovoort, te verzamelen. Wanneer je al deze documenten hebt verzameld, krijg je al een goed beeld van de status van de kwaliteitszorg op jouw school. Als een document niet bestaat of niemand weet waar het te vinden is, dan is de kans groot dat dit document niet leeft binnen de organisatie. Het is ook belangrijk om te kijken naar de publicatiedatum van de documenten, aangezien verouderde beleidsdocumenten niet meer relevant zijn.

Het zoeken naar documenten kan als het zoeken naar een speld in een hooiberg zijn. Het is vaak lastig om te weten waar je naar op zoek bent. Om je te helpen, is er een lijst met verplichte documenten opgesteld, de Verplichte onderwijsdocumenten (binnenkort beschikbaar). Deze lijst is samengesteld door Kwaliteitszorg.nl na het doorspitten van diverse wetteksten. Hierdoor heb je in ieder geval een startpunt bij het verzamelen van documenten voor de kwaliteitszorg op jouw school.