{ Implementeren }
Het implementeren van een stelsel van kwaliteitszorg kan op verschillende manieren worden aangepakt en vormgegeven. In dit artikel bespreken we de stappen om een effectief kwaliteitszorgsysteem op te zetten, inclusief het samenstellen van een implementatieteam, de verschillende implementatiemethoden, het gebruik van bestaande beleidsdocumenten, het inrichten van een PDCA-cyclus en het starten met een kwaliteitskalender.
1: Stel je implementatieteam samen
Het is belangrijk om bij aanvang een implementatieteam samen te stellen bestaande uit kernspelers die betrokken zijn bij het kwaliteitszorgproces. Dit team kan bestaan uit schoolleiders, docenten, roostermaker, decaan, zorgcoödinator en eventueel externe experts. Door een diverse groep te betrekken zorg je ervoor dat alle belangrijke perspectieven en belangen worden meegenomen in het proces van implementeren.
2: Kies de manier van implementeren
Er zijn diverse manieren om een kwaliteitszorgsysteem te implementeren. Verschillende methoden zijn het gebruik van Excel, Word of een gespecialiseerde digitale kwaliteitszorgapplicatie zoals OnSpect. De keuze voor een implementatiemethode hangt af van de behoeften en doelen van de school.
Excel en Word bieden eenvoudige, toegankelijke oplossingen om voortgang en verantwoordingen in bij te houden. Hier heb je de vrijheid om zelf structuur aan te brengen en kun je vaak kosteloos aan de slag. Een gespecialiseerde kwaliteitszorgapplicatie zoals OnSpect heeft daarentegen meer geavanceerde functionaliteiten te bieden, zoals ingebouwde PDCA cyclus, digitale kwaliteitskalender en ingebouwde meldingen. Ook kun je hier door het digitale karakter eenvoudiger verantwoordelijkheden verdelen en bijhouden terwijl je digitaal samenwerkt.
3: Begin met wat je hebt
Begin met alle documenten die je al hebt. Zoals in het artikel Kwaliteitszorg in kaart brengen omschreven: verzamel de reeds beschikbare documenten op je school en maak gebruik van bestaande beleidsdocumenten zoals schoolplannen, jaarplannen en onderwijsvisies. Deze documenten bevatten vaak belangrijke informatie over de doelen, werkwijzen en prioriteiten van de school. Analyseer deze documenten en verwerk de bevindingen in een antwoord op de kaders van de onderwijsinspectie. Zodra je een duidelijk antwoord hebt geformuleerd op deze kaders van de inspectie ga je verder met de aanvullende ambities.
4: Inrichten van je Kwaliteitscyclus
Een effectief kwaliteitszorgsysteem vereist een voortdurende cyclus van verbetering. De Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus is een beproefde methode om dit te realiseren. Richt een PDCA-cyclus in voor alle beleidsterreinen, zodat het beleid regelmatig wordt herzien en verbeterd. Dit helpt bij het identificeren van knelpunten en het monitoren van de voortgang van kwaliteitsprojecten. Meer informatie over de Kwaliteitscyclus lees je hier.
Zodra alle gegevens in je gekozen systeem staan betrek je ook meer collega’s bij het proces. Iedereen krijgt zijn eigen stukje en is daar verantwoordelijk om de cyclus te bewaken. Door collega’s erbij te betrekken krijg je meer meningen en zienswijzen aan tafel, en kun je uitgebreider je beleid verfijnen. Ook wordt hiermee het beleid dieper in de organisatie geworteld.
5: Start met een Kwaliteitskalender
Om het overzicht te bewaren over alle kwaliteitsprojecten die gedurende het jaar worden uitgevoerd, is het raadzaam om een Kwaliteitskalender bij te houden. Deze kalender helpt bij het plannen, bewaken en bijsturen van kwaliteitsprojecten gedurende het jaar. Daarnaast zorgt de Kwaliteitskalender ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de planning en deadlines, wat de communicatie en samenwerking binnen het implementatieteam bevordert.
Wanneer je deze stappen tot uitvoering hebt gebracht ben je al een heel eind. De laatste stap, het inrichten van de kwaliteitskalender, is misschien wel de belangrijkste. Zonder projectmatig werken komt alle moeite die tot nu toe is uitgevoerd te verstoffen. Daarom is het volgende artikel in deze reeks een extra inzichtelijk artikel over de kwaliteitskalender, hoe je deze inricht, en wat je zeker niet moet vergeten. Lees snel verder!